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Wer täglich viele Stunden im Büro verbringt, dem können die Akten schnell über den Kopf wachsen. Kleine Helfer versprechen jedoch die perfekte Unterstützung für den Alltag und sollen dabei Abhilfe schaffen. Wir haben uns einmal näher angeschaut wie Sie Ihren Büroalltag besser und effizienter gestalten können.

Etablierte Ordnungssysteme

Grundsätzlich hat die Organisation einen großen Einfluss auf die Produktivität der eigenen Arbeit. Schon aus diesem Grund ist es von Bedeutung, diesem Thema eine gewisse Aufmerksamkeit zu widmen. Bereits die praktische Grundausstattung auf dem Schreibtisch kann einen entscheidenden Teil zur gelungenen Organisation beitragen. Dafür sollte ein System eingerichtet werden, das den persönlichen Ansprüchen gerecht wird.

Aufgeräumter Schreibtisch

Nichts bremst die Produktivität mehr als ein nicht aufgeräumter Schreibtisch. Die Realität sieht anders aus, Briefe, Dokumente, dutzende Klebezettel, Ladegeräte, und viele Dinge mehr vermüllen häufig den Schreibtisch, doch das geht zu Lasten der Produktivität. Dabei ist es garnicht so schwer den Schreibtisch aufgeräumt zu halten, wir möchten ein paar Kurztipps geben:

Schreibtischköcher

Stift und Schere werden immer benötigt, meist liegen davon gleich mehrere auf dem Schreibtisch herum weil man Sie schlicht nicht findet. Erster Weg zu einem aufgeräumten Schreibtisch ist ein Schreibtischköcher. Dieser bekommt einen festen Platz und Stifte, Schere, Leim und Co werden nach jeder Benutzung wieder in den Schreibtischköcher getan.

Papierkorb nutzen

Klingt selbstverständlich, ist es aber nicht. Häufig werden nicht benötigte Dokumente auf einem Stapel, auf dem Schreibtisch gesammelt ehe Sie dann entsorgt werden. Gewöhnen Sie sich an unnötiges sofort zu entsorgen um es aus Ihrem Blickfeld zu schaffen.

Ein guter Tipp ist außerdem, Dinge die zur Erinnerung auf dem Schreibtisch liegen, einfach abzufotografieren und als Notiz in Evernote zu speichern. Meist sind das Batterien oder leere Druckerpatronen, in Evernote sind Sie jederzeit zu finden.

Mehr Tipps für einen aufgeräumten Schreibtisch bekommen Sie hier.

Rollcontainer bieten flexiblen Stauraum

Wer mit Containern für eine bessere Organisation im Büro sorgen möchte, schafft auf diese Art gewisse Grundstrukturen, in die neu eintreffende Arbeiten stets eingeordnet werden können. Gerade auf lange Sicht fällt es dadurch leichter, erst gar kein Chaos aufkommen zu lassen. Ein entsprechendes Angebot ist unter Moebelshop24.de zu finden. Einmal in die eigene Arbeit integriert, sind die Container dazu in der Lage, ein bestimmtes Ordnungsmuster zu bilden, welches die persönliche Effektivität klar nach vorn bringt.

Das papierlose Büro – die Briefflut in den Griff bekommen

Der Begriff Papierloses Büro klingt traumhaft, doch er ist leicht realisierbar. Nämlich mit einer Kombi aus Dokumentenscanner und intelligenter Software.

Jeder Brief und jedes Dokument was auf Ihrem Schreibtisch landet wird sofort eingescannt und in Evernote gespeichert. Dank Texterkennung können Sie so in Sekundenschnelle das passende Dokument finden, ohne auch nur in einem Hefter suchen zu müssen.

Auch hier ist die tägliche Disziplin gefragt.

Eine große Unterstützung ist der Dokumentenscanner, in diesen werden einfach alle Dokumente eingelegt und mit einem Knopfdruck startet der Scanvorgang, und der ist rasend schnell. Ganze 25 Seiten pro Minute, dabei wird vorn und hinten in einem Durchgang gescannt. Das heißt ein A4 Blatt wird in 2,4 Sekunden gescannt!

Per Knopfdruck wird das gescannte Dokument an Evernote gesendet und die Texterkennung wird automatisch durchgeführt. Von nun an können Sie dieses Dokument auf jedem Ihrer Geräte (Smartphone, PC, Laptop) in Sekundenschnelle finden.

Wir arbeiten mit dem Fujitsu ScanSnap iX500 und können diesen uneingeschränkt empfehlen.
Mehr über diesen Scanner erfahren Sie hier.

Hilfreiche Erinnerungen von außen

Häufig trägt die „Aufschieberitis“ am Arbeitsplatz einen entscheidenden Teil zur Unordnung bei. Schon aus diesem Grund lohnt es sich, über einen weiteren Helfer im Alltag des Büros nachzudenken. Verschiedene Erinnerungs-Apps auf dem Smartphone lassen täglich einen Weckruf erscheinen. So kann ein kurzes Zeitfenster von etwa einer halben Stunde eingerichtet werden, das täglich für die Erledigung kleiner Aufgaben zur Verfügung steht. Denn viele Dinge, die wir vor uns herschieben, sind in weniger als drei Minuten erledigt. Wer sich täglich ein festes Zeitfenster schafft, in welches diese Aufgaben fallen, kann auf diese Weise noch leichter an der persönlichen Organisation arbeiten. Weiterhin fällt es durch die Routine, welche sich auf diese Weise ausbildet, leichter, in Zukunft gar keine Aufgaben mehr auflaufen zu lassen und stets innerhalb des aufgestellten Zeitplans zu bleiben. Davon profitieren auch andere Arbeiten und Projekte, die so in aller Ruhe und einem klaren Kopf durchgeführt werden können.  Hier eine Übersicht der Erinnerungsapps.

Das Eisenhower-Prinzip

Es gibt verschiedene Helfer im Büro, wie zum Beispiel kleine Notizbücher, mit denen sich das Eisenhower-Prinzip bestens verwirklichen lässt. Nach diesem Muster werden die Arbeiten zunächst gemäß ihrer Dringlichkeit geordnet. So entsteht ein erster Überblick über die anstehenden Aufgaben und ihre tatsächliche Dringlichkeit. Weiter geht es um die Frage, welche Ressourcen und Kapazitäten aktuell zur Verfügung stehen. Das System sorgt mit einer einfachen Matrix dafür, dass besonders dringende und zugleich wichtige Aufgaben direkt erledigt werden. Dringende Aufgaben, die eigentlich keine Rolle spielen, mit denen wir uns aber dennoch einige Zeit aufhalten, werden zunächst beiseitegeschoben. Bereits in den vergangenen Jahrzehnten wurden einige Studien zur Effizienz des Eisenhower-Prinzips durchgeführt, die zu einem klar positiven Fazit kamen. Auch aus diesem Grund lohnt es sich, die Vorteile des Systems in den eigenen Berufsalltag zu integrieren und dadurch produktiver an verschiedene Projekte heranzutreten und auch diese erfolgreich zu managen. Genaue Details über das Eisenhower Prinzip lesen Sie hier.

 

In der Summe gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, um die eigene Organisation und Effektivität im Büro nach vorn zu bringen. In der Regel ist es unserem eigenen Schweinehund geschuldet, dass wir auf diesem Gebiet nicht die gewünschten Fortschritte machen. Wer jedoch einige kleine Helfer auswählt, die dem eigenen Geschmack entsprechen, wird auf diese Weise schnell erhebliche Erfolge erzielen. Was gibt es schließlich besseres, als eine effektiv verbrachte Arbeitszeit, in der sich die gewünschten Erfolge in großer Regelmäßigkeit einstellen.

 

Lesen Sie auch:
– ein Homeoffice einrichten
– Tintenstrahl oder Laserdrucker

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Schlagworte: büro, dokumentenscanner, effektivität, evernote